Nowe przepisy o pracy zdalnej w Polsce. Związki zawodowe zgłaszają zastrzeżenia

Otrzymujemy sygnały, że już od dłuższego czasu pracodawcy przedstawiają związkom zawodowym projekty porozumień w sprawie pracy zdalnej lub też tam, gdzie nie ma organizacji związkowych, przedstawiają do konsultacji przedstawicielom pracowników projekty regulaminów pracy zdalnej – powiedział PAP Paweł Śmigielski, dyrektor wydziału prawno-interwencyjnego OPZZ.

"Prace uzgodnieniowe na tej płaszczyźnie (dotyczące pracy zdalnej – PAP) trwają już od jakiegoś czasu. Pracodawcy - w naszej ocenie - będą zatem gotowi, by od 7 kwietnia stosować przepisy, które wejdą do kodeksu pracy" – przekazał Śmigielski.

Dr Anna Reda-Ciszewska, ekspertka NSZZ Solidarność przypomniała, że pracodawcy mają jeszcze czas na przedstawienie związkom zawodowym porozumień w sprawie pracy zdalnej. "Pojawiły się wątpliwości, czy pracodawcy mogą już teraz, przed wejściem w życie nowelizacji, konsultować się ze związkami, czy mogą negocjować już projekty porozumień dot. pracy zdalnej". Wskazała, że przepisy i terminy dotyczące pracy zdalnej zaczną dopiero obowiązywać od 7 kwietnia. I termin 30 dni na zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi biegnie po wejściu w życie ustawy.

Wspomniała, że istnieje możliwość, w której pracodawca nie dojdzie do porozumienia ze związkami zawodowymi w ustawowym terminie. Wtedy też pracodawca wprowadza sam rozwiązania dotyczące pracy zdalnej, z uwzględnieniem elementów, co do których doszedł do porozumienia z organizacją związkową.

Zaznaczyła, że ustawodawca także przewiduje, że "wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku gdy nie zostało zawarte porozumienie, ani nie został wydany regulamin i w takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym z danym pracownikiem".

Jakie warunki pracy zdalnej

Wskazała, że ustawodawca przewidział przepisy przejściowe związane z wprowadzeniem pracy zdalnej. Przepisy te przewidują, że przepisy telepracy mogą być stosowane jeszcze przez 6 miesięcy. "Jeżeli pracodawca miał regulacje dotyczącą telepracy, to może ją stosować nie dłużej niż te 6 miesięcy od wejścia w życie ustawy" – przypomniała Reda-Ciszewska.

Pracodawcy wprowadzają różne rozwiązania związane z pracą zdalną. W części firm nie ma podziału na grupy, które mogą pracować zdalnie całkowicie bądź hybrydowo. "W niektórych firmach wskazuje się wszystkich pracowników jako uprawnionych do wnioskowania o pracę zdalną, lecz spotyka się również rozwiązania idące w kierunku określenia konkretnych grup zawodowych, objętych pracą zdalną" – przekazał Śmigielski.

Zaznaczył, że w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej jest to uprawnienie, które przysługuje wszystkim pracownikom – niezależnie od tego, czy zostali oni uwzględnieni w regulaminie, czy porozumieniu. Przypomniał, że wniosek o umożliwienie pracy zdalnej okazjonalnej nie jest jednak wiążący dla pracodawcy.

Wspomniał, że pracodawcy od pewnego czasu debatują nad kosztami pracy zdalnej. Trwają rozważania odnośnie sposobu wyliczania i ustalania wysokości ryczałtu za pracę zdalną, a ponadto rozpoczęła się dyskusja co do katalogu dodatkowych kosztów ponoszonych przez pracownika, które powinny być uwzględnione przez pracodawcę przy rozliczaniu kosztów pracy zdalnej.

Pracodawcy najczęściej sztywno trzymają się tych kosztów, które zostały wprost wymienione w kodeksie pracy. "Pracodawcy generalnie nie chcą uznawać innych kosztów pracy zdalnej, a w naszej ocenie są one dużo szersze. Mówimy tutaj m.in. o wodzie, herbacie, kawie, klimatyzacji, ogrzewaniu, środkach czystości i higieny, a nawet pojawia się temat pokrywania części czynszu za powierzchnię biurową w mieszkaniu pracownika" – przekazał Śmigielski.

Dr Anna Reda-Ciszewska, ekspertka NSZZ Solidarność także zwróciła uwagę na koszty pracy zdalnej i to, jakie koszty pracodawcy będą chcieli pokrywać, a na jakie nie będą zwracali uwagi.

Przypomniała, że Państwowa Inspekcja Pracy może skontrolować treść regulaminów, porozumień ze związkami zawodowymi dotyczącymi pracy zdalnej, czy odpowiadają one wytycznym zawartym nowelizacji kodeksu pracy.

"Pracodawcy nie podchodzą do wyliczania kosztów w obszerny sposób, skupiają się tylko na minimum określonym w kodeksie pracy". Zaznaczyła, że koszty wykonywania pracy zdalnej muszą być tak ustalone, aby nie zostały uznane jako próba oszukania Urzędu Skarbowego. "Urząd Skarbowy może zarzucić pracodawcy, że ten obchodzi przepisy podatkowe. Ryczałt jest zwolniony z odprowadzenia podatku" - przekazała.

Paweł Śmigielski, dyrektor wydziału prawno-interwencyjnego OPZZ zwrócił uwagę, że w najbliższej przyszłości pojawi się także problem odnośnie niektórych przepisów dotyczących pracy zdalnej. W przestrzeni prawnej już niedługo pojawią się dwa przepisy dotyczące tzw. uprzywilejowanych grup pracowników, którzy będą mogli składać wnioski o pracę zdalną.

"Pierwszy przepis wchodzący w życie w ramach kodeksowych regulacji pracy zdalnej stanowi, że pracownik wychowujący dziecko do lat 4 będzie mógł złożyć co do zasady wiążący dla pracodawcy wniosek o pracę zdalną, a w nowelizacji marcowej, która wprowadzi przepisy dotyczące work life balance, pracownik wychowujący dziecko do lat 8 będzie mógł złożyć wniosek o zastosowanie elastycznej organizacji pracy – w tym również pracy zdalnej".

Oba przepisy w dużej mierze będą zatem dotyczyć tej samej sytuacji, ale przesłanki, dzięki którym pracodawca będzie mógł odmówić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, w każdym z nich są inaczej określone – zaznaczył Śmigielski.

"Spodziewamy się pewnego zamieszania związanego z tymi przepisami. Pracownik składający wniosek – w celu uniknięcia wątpliwości - będzie musiał wskazywać konkretną podstawę prawną, w oparciu o którą występuje do pracodawcy o pracę zdalną" – przekazał Śmigielski.

Podpis prezydenta

27 stycznia prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Wprowadza ona definicję pracy zdalnej do Kodeksu pracy. Zgodnie z nią jest to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Nowela przewiduje pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową, stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy, a także umożliwienie polecenia pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach. To m.in. czas obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii czy pożaru lub zalania w zakładzie pracy.

Przepisy wprowadzające pracę zdalną do kodeksu pracy wejdą w życie 7 kwietnia.