Rafineria Gdańska szuka agencji PR. Organizacja branżowa sugeruje rejection fee i ograniczenie zakresu zadania konkursowego

Przedmiotem zapytania ofertowego jest świadczenie usług w zakresie public relations na potrzeby Biura Komunikacji Rafinerii Gdańskiej (będącej częścią Grupy Orlen). Zainteresowane agencje mogą zgłaszać oferty za pośrednictwem platformy zakupowej w terminie do 5 kwietnia br. godz. 12.00.

Do zadań wybranej agencji należy monitoring mediów pod kątem publikacji nt. Rafinerii Gdańskiej, analiza otoczenia biznesowego, prawnego i politycznego mającego wpływ na wizerunek lub działania biznesowe spółki, media relations (przygotowanie i dystrybucja informacji prasowych, analiz, raportów, plasowanie wypowiedzi eksperckich, konferencje prasowe), doradztwo w zakresie komunikacji zewnętrznej.

Od agencji Rafineria Gdańska oczekiwać będzie również wparcia w monitoringu i reagowaniu na wpisy dotyczące działalności lub produktów firmy w internecie, w tym social mediach, wsparcia w komunikacji kryzysowej.

Paweł Tyszkiewicz: uregulowanie opłat przetargowych dla agencji jest niemożliwe i niezgodne z prawem

PSPR: Rafineria Gdańska nie przewiduje zapłaty rejection fee

Polskie Stowarzyszenie Public Relations zwróciło się do Rafinerii Gdańskiej z rekomendacjami zmian w trwającym postępowaniu

Zwrócono uwagę między innymi na brak rejection fee (opłaty za udział przetargu), co jest rekomendowane, ponieważ w procesie tym agencje ponoszą nieraz znaczne nakłady czasu i pracy zespołu. PSPR zaniepokoiło także wymaganie przedłożenia całościowej, skomplikowanej strategii komunikacji marki już na etapie postępowania.

Jak czytamy w ofercie, Rafineria Gdańska prosi chętne agencje o "przygotowanie propozycji strategii komunikacji po wejściu Saudi Aramco do Rafinerii Gdańskiej (w wyniku fuzji PKN ORLEN - Grupa LOTOS). Rozpoczynając od transparentnej komunikacji z zachowaniem spójności w narracji komunikacyjnej, przeprowadzanej od podpisania listu intencyjnego z 2018 roku, po podpisanie umowy o połączeniu PKN ORLEN z Grupą LOTOS z dnia 1 sierpnia 2022, aż po oficjalne ogłoszenie 2 grudnia o dwóch udziałowcach, Aramco oraz PKN Orlen".

>>> Praca.Wirtualnemedia.pl - tysiące ogłoszeń z mediów i marketingu

Dodatkowo firmy mają uwzględniać ekstremalnie skomplikowane czynniki zewnętrzne - sankcje gospodarcze na Rosję, wojnę w Ukrainie i rok wyborczy w Polsce.

PSPR zwraca uwagę, iż "strategia komunikacji to żmudny, czasochłonny proces doradczy" i w związku z tym "nie jest możliwe opracowanie profesjonalnej strategii w krótkim czasie przewidzianym na złożenie ofert, na podstawie krótkiego briefu i researchu ze źródeł ogólnodostępnych". Stowarzyszenie rekomenduje gdańskiej spółce inne metody weryfikacji kompetencji zgłaszających się agencji.  

"Strategia komunikacji to zadanie, które standardowo powierza się do wykonania już wybranemu wykonawcy w ramach jego kontraktu" - przypomina PSPR.

Wobec takiej praktyki protestuje także Stowarzyszenie Agencji Public Relations.

"Oczekiwanie opracowania kompleksowej strategii komunikacji na którymkolwiek etapie przetargu, bez założenia wynagrodzenia za tę pracę, jest wykorzystywaniem przewagi rynkowej i negatywną praktyką (...)  Niepokojące jest, że takie podejście prezentują spółki skarbu państwa, które powinny dawać przykład dobrych praktyk rynkowych." - czytamy w oświadczeniu organizacji na LinkedInie.

Rejection fee w przetargach to wciąż rzadkość. „Agencje dają się wpuszczać w maliny”

Kolejna wątpliwość dotyczy trudności w oszacowaniu kosztów realizacji niektórych zadań powierzanych przyszłemu wykonawcy. Dotyczy to dwóch punktów - przygotowanie "wypowiedzi eksperckich, rankingów, opracowań, zestawień i raportów" oraz "artykułów sponsorowanych, programów edukacyjnych i publikacji okazjonalnych". W ocenie PSPR oba zadania trudno wycenić, ponieważ mogą obejmować różnorodny wachlarz zadań. "Sugerowane jest doprecyzowanie tych zadań w OPZ (opis przedmiotu zapytania - przyp. red.)" - wskazuje PSPR.

Powstaje czarna lista patologii przetargowych. Czy winne są też agencje, które nie odmawiają udziału w wątpliwych przetargach?

Aktualizacja

Już po publikacji artykułu redakcja Wirtualnemedia.pl otrzymała stanowisko Rafinerii Gdańskiej. Spółka zapewnia w nim, że omawiane postępowanie "zostało zorganizowane zgodnie ze standardami i procedurami obowiązującymi w Rafinerii Gdańskiej, których celem jest zapewnienie konkurencyjności, efektywności i transparentności przebiegu prowadzonych przez spółkę postępowań zakupowych".

Rafineria Gdańska przekazała nam również, iż zapoznała się z pismem Polskiego Stowarzyszenia Public Relations i zawartymi w nim postulatami.

"Traktujemy je jako głos w dialogu z naszymi interesariuszami, na który jesteśmy zawsze otwarci. Jak zawsze w takich przypadkach, wnikliwie analizujemy przedstawione rekomendacje" - komentuje rzeczniczka prasowa firmy Angelica Pegani.

"Nie zmienia to jednak faktu, że część rekomendacji zawartych w piśmie stowarzyszenia, w naszej opinii nie znajduje uzasadnienia biznesowego. Jednym z nich jest kwestia tzw. „rejection fee", którego stosowanie, zgodnie z naszą wiedzą, nie jest powszechną praktyką rynkową w Polsce. Trudno również zgodzić się z argumentem, że zadania wykonawcy są określone nieprecyzyjnie. Jest to kwestia interpretacji, jednak każdy zainteresowany udziałem w postępowaniu ma możliwość zadania pytań, które pozwoliłyby mu (i pozostałym uczestnikom postępowania) wyjaśnić ewentualne wątpliwości" - wyjaśnia Angelica Pegani, szefowa biura komunikacji i rzecznik prasowy Rafinerii Gdańskiej.