PIT-11 można wysłać przez internet

Wysłanie informacji PIT-11 do pracownika mailem to oszczędność czasu i kosztów dla przedsiębiorstwa. Korzystają na tym także sami adresaci, którym łatwiej jest zarchiwizować i w razie potrzeby odnaleźć takie dokumenty. PIT-11 można też udostępniać pracownikom w PDF-ie, za pomocą wewnętrznej dobrze zabezpieczonej platformy internetowej.

fot. Shutterstock.com

Z imiennej informacji PIT-11 etatowiec czy zleceniobiorca dowiaduje się, ile zarobił w zeszłym roku i w jakiej wysokości odprowadził do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy. Potrzebna jest ona do wypełnienia rocznego zeznania podatkowego, stąd wypełniający ją pracodawcy (zleceniodawcy) muszą ją przesłać odpowiednio wcześniej – co do zasady do końca lutego, w tym roku zaś termin mija 2 marca.

Coraz częściej PIT-11 przychodzi mailem, zwłaszcza od firm zatrudniających setki osób, które dzięki możliwości załatwienia tego obowiązku poprzez wysłania nawet dużej liczby maili oszczędzają mnóstwo czasu i pieniędzy w porównaniu do sytuacji, kiedy musiałyby takie informacje sporządzać na papierze i wysyłać pocztą.

Mailem, czyli jak?

Ustawa o PIT mówi jedynie o terminie przesyłania i jednakowym, ściśle określonym wzorze informacji PIT-11. Nie reguluje natomiast zasad przekazywania informacji podatnikom. Dopuszcza się zatem zarówno doręczanie ich pocztą, jak i wysyłkę elektroniczną.

W przypadku wysyłania PIT-11 mailem, ważne, aby sporządzający PIT-11 posiadał potwierdzenie odbioru, np. potwierdzenie transmisji danych czy wygenerowany raport o dostarczeniu wiadomości. To pracodawca bowiem musi w razie potrzeby udowodnić, że doręczył podatnikowi deklarację. Trzeba też trzymać się ściśle określonego wzoru pisma oraz pamiętać o złożeniu podpisu elektronicznego. Tylko po spełnieniu tych warunków PIT-11 można przekazać internetowo.

Również za pomocą firmowej platformy

W interpretacji indywidualnej z dnia 11.02.2015 r. (sygnatura IBPBII/1/415-951/14/MK) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach potwierdził również możliwość przesyłania PIT-ów za pomocą pracownikom zabezpieczonej platformy internetowej. Wniosek w tej sprawie złożyła firma, która zatrudnia około 8 000 osób na terenie całego kraju. Zamierzała ona użyć do wysyłki formularzy za rok 2014 platformy, za pomocą której obecnie dokonuje m.in. potwierdzenia realizacji umów.

Rozwiązanie przyjęte przez wnioskodawcę interpretacji zakładało:

Wygenerowanie informacji podatkowych PIT-11 w formie nieedytowalnych plików w wersji PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów.
Podpisanie deklaracji PIT-11 przez odpowiednio umocowanego przedstawiciela wnioskodawcy z użyciem certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Naniesienie na deklaracjach PIT znaku graficznego, którego celem było poinformowanie, że dokument został podpisany cyfrowo.
Zamieszczenie deklaracji PIT-11 na zabezpieczonej platformie internetowej, skąd będą je mogli pobrać obecni i byli pracownicy oraz zleceniobiorcy poprzez linki. Platforma umożliwia przypisanie danej deklaracji PIT-11 wyłącznie do podatnika, do którego dokument jest adresowany, i tylko on będzie mógł plik otworzyć i pobrać.
Wysłanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej (na służbowy adres e-mail oraz na służbowy numer telefonu pracownika czy na prywatny adres e-mail oraz numer telefonu zleceniobiorcy):
- informacji o publikacji deklaracji PIT-11 na zabezpieczonej platformie internetowej,
- informacji o adresie www strony, na której opublikowana została deklaracja PIT-11 wraz z zamieszczonym linkiem przekierowującym,
- informacji o nadanym unikatowym dla danego podatnika loginie dostępu do przedmiotowej platformy internetowej Wnioskodawcy.
Podatnik po kliknięciu na wymieniony powyżej link przekierowujący, wpisuje podany mu unikatowy login, dokonuje autoryzacji a następnie na swój numer telefonu otrzymuje automatycznie od wnioskodawcy unikatowe hasło dostępu do swojego konta. Za pomocą otrzymanego hasła podatnik loguje się na platformę internetową, w której udostępniona jest dotycząca tylko tego podatnika deklaracja PIT-11.
Platforma internetowa będzie zapisywać godzinę i datę pierwszego dostępu podatnika do udostępnionego dokumentu PIT-11.
Platforma internetowa będzie generować raport z logowania się podatników do wymienionej wyżej platformy internetowej zawierającej udostępnione PIT-11.
Raport z logowania, o którym mowa powyżej, będzie zawierał potwierdzenie dostępu do dokumentu przez podatnika z wykazem godziny i daty otwarcia pliku PDF z deklaracją PIT-11.

Fiskus nie znalazł błędu w takiej formie przesyłki PIT-11, ponieważ przedsiębiorca zachował wzór deklaracji i wprowadził zabezpieczenia, dzięki którym informacja trafi wyłącznie do właściwego adresata, który będzie miał możliwość jej odczytania. Poza tym uniemożliwiona została edycja i modyfikacja przesłanych podatnikom deklaracji, zaś pracodawca potwierdził prawidłowość przesłanych danych dzięki złożeniu na informacji elektronicznego podpisu kwalifikowanego.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Katarzyna Więsik, księgowa Tax Care