Pracowniku, co możesz napisać na Facebooku? Oblicza „social media policy”

Przepisy nie regulują jednoznacznie, czy i jak pracownicy mogą dzielić się się informacjami o pracodawcy lub wykonywanej pracy w social mediach. Od tej ogólnej zasady są jednak wyjątki, które obejmują np. osoby odpowiedzialne za wizerunek firmy.

- Co do zasady, szef nie może nakazać pracownikom założenia pod własnym imieniem i nazwiskiem konta – na przykład na Facebooku – i aktywnego używania go do promowania działalności pracodawcy w prywatnych postach. Zarządzający firmą może tego wymagać od pracowników zajmujących się polityką informacyjną lub działalnością marketingową firmy (mówimy na przykład o pracownikach działu marketingu czy działu PR). W ich przypadku używane konto staje się doskonałym narzędziem pracy umożliwiającym budowanie profesjonalnego profilu pracodawcy. Na przykład poprzez zamieszczanie komentarzy, udostępnianie określonych treści lub śledzenie informacji na temat pracodawcy publikowanych w sieci. W przypadku pozostałych zatrudnionych zwierzchnik może jedynie zachęcać ich do używania kont prywatnych w celach promocyjnych pracodawcy - komentuje Przemysław Stobiński, radca prawny, partner associate, Deloitte Legal.

Według Sylwii Sosnowskiej, HR managera w Grupa Pracuj, szefowie firm mogą jasno określić, jak pracownik winien się komunikować w sieci w godzinach pracy, zwłaszcza, gdy używa do tego służbowego laptopa czy smartfona. Po godzinach pracy, zasady te nie muszą go natomiast obowiązywać.

- Pracodawcy wprowadzają procedury, poprzez które ustalają zasady komunikacji w firmie i na zewnątrz przy użyciu służbowego sprzętu (laptop, telefon). W szczególności w firmach międzynarodowych są to zasady wdrażane w całej grupie, we wszystkich krajach. Natomiast zasady te nie narzucają pracownikowi modelu zachowania, a jedynie w jasny sposób określają czy pracownik może być aktywnym na portalach społecznościowych w godzinach pracy korzystając ze narzędzi danych przez pracodawcę. Jednak pracodawca nie może narzucić pracownikowi tego, co robi on po godzinach pracy na swoich portalach społecznościowych - komentuje dla portalu Wirtulnemedia.pl Sosnowska.

Są jednak sytuacje, kiedy wpisy, zamieszczone poza godzinami pracy na prywatnych profilach pracowników mogą szkodzić wizerunkowi firmy. Dzieje się tak na przykład wtedy, gdy osoba publicznie podająca w social mediach informację, gdzie i jako kto pracuje, atakuje konkurencyjną firmę czy ujawnia o własnym pracodawcy informacje poufne (np. o prowadzonych przetargach czy projektach).

- Jeżeli wypowiedzi pracownika obiektywnie szkodzą wizerunkowi pracodawcy, na przykład z uwagi na naruszenie prawa, dobrych obyczajów, czy też stoją w sprzeczności z wartościami firmy, mogą się spotkać z ostrą reakcją ze strony pracodawcy.  Pracodawca ma wówczas prawo chronić swój wizerunek i ingerować w aktywność pracownika w Internecie. Zamiast jednak od razu zakazywać i wyciągać konsekwencje, pracodawcy powinni raczej wyjaśniać i zwiększać świadomość swoich pracowników w tym zakresie. Informacje o tym na jakie treści zamieszczane w Internecie pracownicy powinni uważać, jak, dlaczego i kiedy można korzystać z mediów społecznościowych, a także co pomaga a co szkodzi wizerunkowi firmy, warto zawrzeć w regulaminie pracy, wewnętrznej polityce firmy, czy też idąc za przykładem zachodnim social media policy - ocenia Anna Kamińska, menedżer zespołu prawnego w Grupie Pracuj.

Social media są również areną wielu  dyskusji politycznych czy światopoglądowych. Temperatura takich sporów potrafi być tak wysoka, że dyskutanci stosują obraźliwe określenia, hejt czy nawet groźby karalne. Czy jeśli w taką rozmowę uwikła się osoba, która publicznie podaje, gdzie pracuje, jej szef ma prawo interweniować, na przykład zakazać dalszych wypowiedzi na dany temat?

- Tego rodzaju ingerencja pracodawcy w aktywność pracownika w Internecie jest niedopuszczalna, o ile takie wypowiedzi czy poglądy nie będą bezpośrednio kojarzone z poglądami i wypowiedziami pracodawcy. Jeżeli pracownik przy okazji swoich wypowiedzi ujawnia miejsce pracy, pracodawca ma prawo oczekiwać by jego wypowiedzi nie były sprzeczne z prawem, zasadami współżycia społecznego, dobrymi obyczajami czy też prezentowanymi przez pracodawcę wartościami. Kontrowersyjne wypowiedzi pracownika na tematy społeczne, polityczne czy obyczajowe, a także zaangażowanie w niechciane inicjatywy mogą stawiać pracodawcę w negatywnym świetle i takich zachowań może on chcieć zakazać - dodaje Kamińska.

Rosnącym wynagrodzeniom w Polsce musi towarzyszyć podatkowe odciążenie płac (raport)

Zdaniem eksperta z Deloitte Legal, pracodawca, chcący zniwelować ryzyko szargania wizerunku firmy w mediach społecznościowych, może wprowadzić np. zbiór reguł dla pracowników, w których jasno określi, jakie typy aktywności w internecie nie będą przez niego akceptowane.

- Aby zminimalizować ryzyko związane z niepożądanymi zachowaniami pracownika w sieci, warto z góry określić dokładnie, jakie aktywności i zachowania podwładnych są dopuszczalne lub zabronione. Zasady korzystania z portali społecznościowych przez pracowników pracodawca może określić w regulaminie pracy lub w dokumencie określającym politykę firmy. Taka polityka może określać wytyczne dotyczące oznaczania pracodawcy na profilach prywatnych czy korzystania przez pracownika z takich profili. W szczególności może również wprowadzać zasady co do upubliczniania wpisów na temat pracodawcy, innych pracowników, klientów a nawet konkurencji -ocenia Przemysław Stobiński.

Czy taki „social media code” może odbić się na relacjach między podwładnymi a przełożonymi? Zdaniem Sylwii Sosnowskiej, wiele zależy od treści tego typu regulaminów.

- Jeżeli zasady polityki komunikacyjnej firmy są jasno określone regulaminem i nie ingerują w życie prywatne pracowników relacje między pracownikami i pracodawcą są klarowne. Natomiast sytuacje, w których pracodawca wymusza w różny sposób określone zachowania pracownika, jak na przykład sugerowanie mu jak powinien zachowywać się na swych prywatnych profilach w mediach społecznościowych mogą położyć się cieniem na relacje zawodowe - twierdzi Sosnowska.

Kluczem rozsądek i zaufanie

Jak politykę aktywności w mediach społecznościowych pracowników patrzą sami pracodawcy? Szymon Sikorski, CEO agencji public relations Publicon, uważa, że nawet starannie ułożone regulaminy i wytyczne się nie obronią, jeśli sam pracownik postanowi ich nie przestrzegać. Dlatego warto dbać o budowanie z pracownikami relacji opartych na obustronnym zaufaniu.

- Aktywność pracownika w social media nie powinna być kontrolowana przez pracodawcę i kalkulowana na wizerunkowy zysk firmy czy szefa personalnie. Kluczem do wypracowania właściwej relacji jest wzajemne zaufanie i najprościej pojęta inteligencja emocjonalna. Żadna ilość szkoleń czy tomy procedur dotyczących social media policy nie uchronią firmy przed blamażem, jeżeli pracownicy, którzy są z nią kojarzeni, nie będą w przestrzeni publicznej - a więc i w social mediach - wypowiadać się z kulturą, klasą i reprezentować minimum wiedzy ogólnej – mówi w rozmowie z portalem Wirtualnemedia.pl Szymon Sikorski.

To, co pracownicy umieszczają w social mediach na temat swojej firmy i przełożonych, ma nieodzowny wpływ na wizerunek pracodawcy.

- Dlatego wszelkie działania ze strony pracodawcy w mediach społecznościowych powinny być uwzględnione w szerszej strategii komunikacji wewnętrznej. Dobrze opracowana strategia określa, jakie wartości są ważne dla firmy oraz jakie działania są niepożądane (np. ujawnianie tajemnic handlowych, naśmiewanie się z konkurencji), pozostawiając jednak przestrzeń dla kreatywności i spontaniczności pracowników. To właśnie w nich tkwi ogromny potencjał komunikacyjny – pracownicy są najbardziej wiarygodnymi ambasadorami firmy, w której pracują - ocenia dla portalu Wirtualnemedia.pl Marta Górnicka, project manager, dział digital w Lighthouse.

Ekspertka wskazuje, że konsekwentnie budowany wizerunek firmy w mediach społecznościowych może przynieść jej wymierne efekty, na przykład przyciągnąć do zespołu utalentowanych pracowników.

- Warto też zwrócić uwagę na fakt, że dla młodego pokolenia pracowników atmosfera w pracy i wartości, którymi kieruje się pracodawca, są bardzo ważnym kryterium przy podejmowaniu decyzji zawodowych. Informacje znalezione w mediach społecznościowych pozwalają przyszłym pracownikom na poznanie firmy „od kuchni”, poza jej oficjalnymi kanałami. Dla młodych pracowników takie informacje są często wręcz kluczowe – w końcu decyzja dotyczy tego, w jakiej atmosferze i z jakimi ludźmi spędzać będą większą część dnia - twierdzi Marta Górnicka.